Dialog med miljøene
Tekst: Anita Overelv
Et av delmålene med prosjektet Loftet var at det skulle virke inspirerende og samlende på det lokale musikkmiljøet. I starten reagerte enkelte på at kostnadene til å bygge øvingsrommene var alt for høye.
Dette skyldtes stor grad manglende informasjon og forståelse for den høye kostnaden (12,5 mill) for "så lite" (16 øvingslokaler). Det lokale musikkmiljøet ble invitert til felles info - og debattmøter i desember 2003. Musikkrådet v/MVO fulgte opp dette med et dialogmøte med de ulike aktørene og sjangrene i musikk-Trondheim. Dette for å få et inntrykk av behov og ønsker fra de ulike aktørene, samt en bredere dialog på tvers av sjangrene.
Hvor det tidligere hadde vært vanskelig å få et overblikk på problemer og utfordringer som det lokale musikkmiljøene slite med, fikk fokuset på manglende øvingslokaler utløst et større engasjement og større vilje til å finne løsninger i felleskap mellom det offentlige og de lokale aktørene. Det er essensielt ved utviklingen av slike prosjekter som Trikkestallen Loftet at miljøet er inkludert på et tidlig stadium og at de får arenaer hvor de kan komme med sine inntrykk, erfaringer og ekspertise.
Dugnad og involvering av musikere:
En del av strategien for å oppnå ønsket delmål, var at deler av prosjekt Loftet skulle gjennomføres på dugnad. Riving, rydding og klargjøring for selve byggeprosessen ble gjort på dugnad av de fremtidige brukerne av Loftet. Lilleby.biz ble engasjert, i samarbeid med prosjektleder, for planlegging og gjennomføring av dette arbeidet. Med start i november 2004, korte økter og begrenset med folk per økt ble dugnadene avsluttet i februar 2005. Alle deltakerne på dugnad ble så garantert øvingslokaler når disse stod ferdige. Dugnadsarbeidet ga alle involverte parter et riktig inntrykk av prosjektets utvikling samt en økt forståelse for resursbruk. Det ga også deltakerne et viktig eierforhold til prosjektet. Negative holdninger og missforståelser ble i stor grad tilbakevist av aktørene selv da folk fikk se med egne øyne hva dette dreide seg om. Engasjementet til Lilleby.biz var særdeles viktig i dette arbeidet. Det var deres kontaktnett og evne til å motivere dugnadsarbeiderne som gjorde dette arbeidet mulig.
Etablering av en "ekspertgruppe":
Drift av slike komplekser som Loftet kan bli en stor utfordring. Vi valgte å samle sammen en gruppe "bransjefolk" som møtes 2 - 3 ganger før ferdigstillelse. Denne gruppen tok utgangspunkt i egne erfaringer og viten om behov, og diskuterte hvordan Loftet best kunne driftes og organiseres. Dette ble gjort for å engasjere miljøet også i en driftsfase. Deres erfaringer og inngående kjennskap til de fremtidige brukerne og de lokale forhold var verdifull kunnskap.
Drift av Trikkestallen Loftet:
I arbeidet med å finne en god driftsmodell for Trikkestallen ble det sjekket ut hva som gjøres andre steder, blant annet i København.
Musikforæningen RUSK driver 17 øvingslokaler som ligger i Øresundsvej i sentrum av København. Øvingslokalene ble etablert i 2001 i en nedlagt skolebygning, fordelt på to etasjer RUSK er bygd opp på demokratiske prinsipper hvor alle er individuelle medlemmer av foreningen. Som mange andre organisasjoner har RUSK vedtekter, årsmøte og allmøter. Styret er sammensatt av ressurspersoner fra miljøet, og det er krav om at 2/3 av styret skal være medlemmer av Foreningen RUSK. Styret ansetter en daglig leder som skal forvalte medlemmenes rettigheter og drifte øvingslokalene. Foreningen har mange tilbud til sine medlemmer. Alle medlemmer har innflytelse på ressursbruk, drift av organisasjonen og øvingslokalene. Prinsippet er å øke den enkeltes ansvarsfølelse og tilhørighet til øvelokalene og organisasjonen.
For Trikkestallen Loftet var det ikke aktuelt å etablere en egen forening, men isteden vurdere om eksisterende foreninger eller organisasjoner kunne så for driften.
Første driftsår beholdt Trondheim kommune selv ansvaret for all drifting av Trikkestallen loftet. Dette fordi vi ikke hadde noen erfaringstall i forhold til driften, det var knyttet usikkerhet til eventuelle kostnader i forlengelse av byggeprosjektet samt at kommunen ønsket å se nærmere på om driften kunne knyttet til andre kulturhus/prosjekter på Lademoen, slik som Buranhus musikksenter, Rosendal teater og/eller Svartlamon as.
Andre driftsår skrev Trondheim kommune en avtale med Buranhus musikksenter (AKKS og Rockforum) om drift av øvingsrommene. Buranhus musikksenter fikk da alt ansvar for utleie av abndrom, kontrakter med bandene, innkreving av husleie og daglig drift. Trondheim kommune beholdt selv ansvar for drift av bygningene. Buranhus musikksenter betaler en årlig husleie for dekning av varme, ventilasjon og drift (vaktmester og vasking i toaletter og fellesarealer).
De første to og et halvt årene med drift har Trikkestallen Loftet hatt godt belegg og en stabil drift.
Hvert rom leies ut til tre band, der bandene selv organiserer hvem som øver når. Rommene er alltid tilgjengelig 7 dager i uka, 24 timer pr. dag.
Infrastruktur og drift:
Det er nødvendig å ha en struktur som alle involverte parter kan forholde seg til. Medlemmene i bandene har gjerne individuelle behov og det er ulikheter fra band til band. Ikke bare varierer utstyrsparken hos bandene, men også behov for øvingstider, tilgjengelighet m.m. Under har vi ramset opp noen enkle kjøreregler som gjør det enklere for både utleier og leietaker av bandrom.
|
Ordensregler |
Før man starter utleie er det klokt å gjennomgå de krav det bør stilles til brukerne av øvingslokaler. Det bør være enkle og generelle regler som i tillegg til å henge synlig på rommene, også er integrert i kontrakter/avtaler man gjør med bandene. Reglene må gjelde alle, uten særskilte unntak. Og overholdes konsekvent. Ordensreglene er spesielt viktige med tanke på sikkerhet i forhold til brann, innbrudd, etc. |
|
Vask/renhold |
Enkle renholdsrutiner gjør det lettere for brukerne av rommene og gir ubeviste ønsker om å opprettholde orden. Ser det bra ut der du kommer og skal arbeide, er det enklere å kaste søpla der den skal være enn om det er kaos og alt flyter. Ha heller for mange søppelkasser og støvsugere enn ingen. Ukentlig vask av felleslokaler, toaletter og ganger letter også arbeidet med å holde øverommene i orden. |
|
Kontrakter |
Lag juridisk bindende kontrakter. Bandene skal tross alt betale for seg, det er store verdier som forvaltes og det å bevisstgjøre bandene at "kontrakten holder i retten" om det skulle gå så langt, skjerper deres egeninteresse for å unngå søksmål. Kontraktene bør være på et forståelig språk, med klare punkter på hvem som har ansvar for hva. Ikke tilfør noen punkter i kontrakten for hånd med kulepenn. Det er smart å få alle medlemmer i bandet til å signere. På den måten sikrer man seg om en eller flere skulle falle fra eller skiftes ut. |
|
Depositum |
Det er helt vanlig å stille krav til depositum. Band er tradisjonelt sett ikke de mest kapitalsterke leietagere, og det kan derfor være en fin sikkerhet for driften når husleia uteblir. Det er helt egne regler for depositum, dette får du vite mer om ved å henvende deg til hvilken som helst bank. Det er vanlig er å kreve en måneds husleie som depositum. |
|
Bandkontakt |
Utleier trenger en person fra hvert band å forholde seg til. Dette uavhengig øvrig organisering og hvordan betalingsordning man har. Det er enkelt å forskyve ansvar dersom ingen står oppført som kontaktperson. |
|
Loggføring |
En logg kan være et enkelt skjema på øvingslokalene som bandene forplikter å føre etter endt øving. På den måten kan man lett finne eventuelle feil og mangler på rom og utstyr. Samt hvem som eventuelt kan stilles til ansvar ved uvettig bruk og/eller brudd på ordensregler. |
|
Tilgjengelighet |
Når bandene kan øve og hvordan øvingstidene er inndelt, avhenger av hvor tilgjengelig rommene er. Skoler, institusjoner og andre offentlige bygg har ofte alarm, og gir derfor visse begrensninger på når bandene kan øve. Noen velger å ha et vist antall band per rom og gi bandene frihet til å fordele øvingstider seg i mellom. Her er det smart å lytte til bandene og sette de sammen sjangervis og/eller om de har venner blant de andre bandene. Det forenkler kommunikasjonen mye. Andre har tidsintervaller hvor hvert band får hver sin tildelte tid, på sin dag. Det er smart å henge øvingstidene til de enkelte bandene inne på rommene, slik at alle vet når de andre øver, samt eventuelle internt byttinger av øvingstider, lån av utstyr bandene i mellom og lignende. |
|
Nøkler |
Her er mange varianter; nøkkelkortsystem (se eget punkt). Nøkler kan frustrere hvis det er mange som skal dele på et sett. Det er nødvendig å ha et sted hvor alle må signer nøklene inn og ut (i verste fall bruk en bensinstasjon eller lignende i nærområdet), eller at alle får hver sin. Nøklene kan da inngå som en del av depositumet, at ved tap av nøkkel, trekkes en hvis sum av pengene. |
|
Romansvarlig |
Det bør være en person fra utleier som har all kontakt med bandene og oppsyn med øvingslokalene. Personlig kontakt er viktig for tillit og har en viss preventiv virkning på dårlig oppførsel… |
|
Utstyr |
Merk alt utstyr! Både de som er til felles bruk, og bandenes personlige eiendeler. Tips: Ha oversikt over serienr. til alt utstyr og ha forsikringer i orden. Det er lurt å ha egne utstyrslister pr rom, med hvilket utstyr som er tilhørende nettopp dette rommet. Bandene har ulike utstyrsbehov og kan finne på å byttelåne utstyr mellom rommene. |
|
Lagringsplass |
Utstyr medfører mye tomembalasje. Det er viktig å tenke på lagring av dette og personlig utstyr/instrumenter. Ellers blir det fort fullt på øvelokalene. Det er lurt å ha lagringsplassen bak lås og slå. |
|
Betalingsordninger |
Her er flere varianter avhengig hvordan man har organisert øvingslokalene og driften av den. Noen opererer med individuelle medlemskap, hvor hvert enkelt bandmedlem betaler en fast sum per måned (for eksempel 100,- på autogiro). Det mest vanlige er sannsynligvis månedsleie per band, da er det en person som er ansvarlig for å betale hele leien. En annen variant hvor et band leier et rom og har rett på fremleie til en bestemt sum. Da er det ene bandet ansvarlig for å kreve inn hele summen som skal innbetales. Når betalingene skal foretas, avhenger av utleier og hvilke utgifter denne har og når. Noen betaler forskuddsvis per mnd, noen per kvartal etc. Ved uteblivelse av betaling etter gjentatte purringer jfr norsk lov eventuell klausul i kontrakt, er inndragelse av nøkkel eller sperre av nøkkelkort et godt sanksjoneringsmiddel. Det er ikke lov å ta pant i personlig utstyr uten rettslig kjennelse. |
|
Regelbrudd |
Har man gode kontrakter og klare regler fra dag en, er det ikke vanskelig å gjennomføre utestenging og oppsigelse av leieforhold. Det er mer menneskelige faktorer som gjør det vanskelig å være streng. Om et band har dårlig råd, og/eller mangler struktur og ordenssans, er det viktig å være profesjonell og gjøre ting riktig/lovlig. |
|
Fellesmøter/info |
Der hvor det ikke er daglig, personlig kontakt mellom utleier og leietaker, kan det være smart å arrangere faste, fellesmøter der minst et medlem per band plikter å møte. Er dette vanskelig bør man i alle fall ha en felles oppslagtavle som alle oppfordres å følge med på hvis det skal gis informasjon som alle må ha. |
|
Service til bandene |
Utover det å ha tilgjengelige øvingslokaler kan det være både taktisk smart og veldig hyggelig å tilby tjenester til brukerne av øverommene som Åpen scene - konserter, hjelp og veiledning til VO - skjema, søknader, kurs, seminarer etc. Et fellesrom/pauserom hvor alle skjema, infoskriv, søknadsfrister og annet er tilgjengelig, skaper god stemning og en sterkere felleskapsfølelse. |
|
Organisering |
Også her er det mange variabler, mange ulike øvingskomplekser har like mange organisasjonsformer. Offentlig drevne lokaler har som regel ingen intern organisasjon som drifter lokalene. Samme med privateide, kommersielle aktører. En organisasjon som går inn i driften kan gi brukerne innsikt i drift, medbestemmelsesrett, økt ansvar og tilhørighet. Har man påvirkningsmuligheter øker også engasjementet i øvelokalene og i egen virksomhet, noe som kan gi positive effekter utover det å ha et øvingslokale. |
|
Sikkerhet |
Det er utleiers ansvar at det er rømningsveier, brann/røykvarsling og brannslokningsapparater som virker og er tilgjengelige. Det er påbud å ha branninstruks i alle oppholdsrom. Glem ikke å ha alle forsikringer i orden, og oppfordre bandene til å tegne egne forsikringer for sitt utstyr. Det skal være smekklås eller rømmingsbeslag på ytterdører. Bandene må forplikte seg til å delta på brannøvelser og orientere seg om innholdet i branninstruks. |
Nøkkelkortsystem er absolutt å foretrekke, eller nesten en nødvendighet (…) i større komplekser. De øvelokalene som benytter nøkkelkortsystem har samlet gode erfaringer med bruken. Ulempen er investeringskostnadene, som er noe høyere enn med ordinære nøkkelsystemer. Dette kan en tenke seg blir spart inn ved at en slipper å bytte alle låser om en nøkkel forsvinner (som en må gjøre om en benytter ordinære systemnøkkeler). Hovedgevinsten er større sikkerhet for både utleier og leietaker, god kontroll over hvem som er inne når og hvor, enkel opprettelse av nye brukere. Det er enkelt og sperre kort ved misbruk eller uteblivelse av betaling, og noen system muliggjør å stenge og åpne dører uten å være i lokalene. Man kan adgangs - og tidsbegrense bruken av øvingsrommene ved å programmere kortene til å kun virke i gitte tidspunkter.
Øvingslokaler - prefabrikat eller tradisjonelle rom:
De byggtekniske løsninger i Trikkestallen tilstreber å ivareta byggets fasade og innvendige arkitektur. Den gamle Trikkestallen er forsterket, det er installert varme/ventilasjonsanlegg og det er bygd heis. Øvingslokalene er bygd som selvstendige moduler som ikke berører det bestående byggverket. Modulboksene er bygd etter samme prinsipp som "det plutselige øvingslokalet" (MVOs øvingscontainere), men hver boks er satt sammen på stedet.
Øvingsbokser i samarbeid med Granskogen skole
Som del av forprosjekteringen av Trikkestallen Loftet ble det bygd to test bokser/øvingsrom på Granskogen skole i Trondheim. MVO bidro med finansiering og faglighet. I Desember 2004 var prosjektet ferdig og boksene ble testet. Den ene var bygd med tradisjonelle materialer og byggemåter, mens den andre ble bygd av moduler som brukes til kjøle- og fryserom, produsert av isolasjon består av polyuretan oppskummet mellom stålplater.
Det ble i etterkant laget en rapport om byggteknisk gjennomføring og hvordan brukerne opplever forskjellen mellom et tradisjonelt bygd øvingslokale og "testboksen".
Tekst revidert/oppdatert 4/6-2009
Egil Furre
