Politikk og administrasjon

Prosjekt Trikkestallen - bakgrunn

Prosjektleder for Trikkestallen Skatehall presenterte først ideen om å bygge 20-30 øvingsrom i 2. etasjen på skatehallen for sin enhetsleder og kolleger i Kultur og fritid, Sentrum. Ideen fikk umiddelbar støtte fra alle. Folk var lei av å måtte si "beklager" til alle som tok kontakt med spørsmål om å leie øvingsrom. Ideen ble så skrevet ut som et notat.

Prosjektleder fungerte i en periode som "idebærer" - en viktig rolle tidlig i et prosjekt.

- ideen ble diskutert med musikere på en rekke uformelle arenaer (Kafé 3B o.a.)

- ideen ble diskutert med huseier, dvs. kommunen v/Trondheim eiendom

- ideen ble diskutert med Kulturdirektørens planlegger innen musikk

- ideen ble diskutert med MVO

Hele prosessen var en form for "roterende ideutvikling", der alle som ble involvert kunne komme med spørsmål og kommentarer til ideen. Innspillene fra de involverte var viktig bakgrunnsmateriale når prosjektleder skrev rapporten "Et eneste rom".

Forprosjektet

For å kunne vurdere mulighetene til å realisere et øvingsromprosjekt i stor skala, var en utredning om behov, kostnadsnivå og mulige praktiske løsninger for bygging av øvingsrom innenfor gitte arealer i Trikkestallen 2. etg nødvendig. Utfordringen var å finansiere forprosjektet, samtidig som en prosjekt/arbeidsgruppe måtte etableres for å ivareta de byggtekniske og kulturfaglige sider av saken.

Finansiering

MVO avsatte kr 100 000 til finansiering av forprosjektet under forutsetning av at man gjennom lokal forankring kunne bidra med samme beløp. Dette ble gjort gjennom tilskudd fra rådmannen og Byfornyelseskontoret med samme tilskuddsvolum på kr 100 000.

Etablering av prosjektgruppe

Prosjektkonseptet ble framlagt for kulturdirektøren som i samråd med initiativtakerne nedsatte en utredningsgruppe som skulle ha ansvaret for å realisere en forprosjektrapport. Kultur og fritid, Sentrum (i dag Kulturenheten) ble tildelt prosjektlederansvaret. I tillegg var Trondheim eiendom og rådmannen representert i gruppa.

Forprosjektets innhold

Bestillingen fra rådmannen var en todelt forprosjektrapport med følgende delelement:

Del I : (byggteknisk fokus)

Bestilling av en byggfaglig- og byggteknisk utredning knyttet til rombehov, bygningslovens minimumskrav og byggtekniske spesifikasjoner knyttet til brannsikring/brannalarm, ventilasjon, varme, rømmingsveier, lydisolering og statiske vurderinger knyttet til belastninger.

Del II: (kulturfaglig fokus)

Overordnede mål

• "Rytmisk musikk" sin rolle i nasjonale, regionale og lokale planverk / Forankring i kommuneplan / "Trikkestallens" potensialer i forhold til byutviklingsperspektivet
  
  - Status for øvingslokalesituasjonen i Trondheim
  
  

• Antall rom / brukere - Geografisk spredning - Finansiering av drift - Dokumentasjon av udekket behov
  
  - "Trikkestallen - kulturfaglig konsept 2. etg"
  
  

• Potensielle brukergrupper
  
  - Mulig genrespredning
  
  

• Driftskonsept:
  
  - Stiftelse/ ev kommunalt driftskonsept
  
  - Brukermedvirkning: organisasjoner / forholdet til enkeltbrukere/ sml andre tiltak f.eks Kongsberg, Bergen etc
  
  - Finansieringsmodeller for "Trikkestallprosjektet
  
  

• Basis: Forprosjektrapport fra Trondheim eiendom
  
  - Investeringskostnader
  
  - Driftskostnader
  
  - Inntekstpotensiale
  
  - Tilskuddsbehov / hvordan skaffe dekning
  

Dialogen med MVO

Med bakgrunn i MVO sin rolle som kulturfaglig og finansiell støttespiller i forprosjektarbeidet, var det en viktig milepæl for prosjektets videre framdrift at MVO-utvalgene i sitt møte 5. september 2003 gjorde en avsetning på 1 million kroner øremerket bygging av øverom for rytmisk musikk i Trikkestallen. Tildelingen forutsatte en reell egenandel på minimum 50%.

Det videre arbeid på administrativ nivå

Forprosjektet ble ferdigstilt oktober 2003. I tillegg til selve rapporten ble det produsert en CD-rom som ga en enkel med informativ og kreativ introduksjon av prosjektet.

Prosjektet ble presentert for kulturdirektøren og hans stab. Med bakgrunn i rapporten ferdigstilte rådmannen ved kulturdirketøren en orienteringssak til formannskapet om prosjektet. Her framgikk det at totalkostnadene for prosjektet ville være 12 millioner kroner i investeringer. Trondheim kommune sin andel av totalkostnaden ville utgjøre 50%, dvs 6 millioner kroner. Det fremgikk av saksframlegget at rådmannen stilte seg positivt til prosjektet, men rådmannen så ingen mulighet til å legge inn noe tilskudd til hovedprosjektet i budsjettet for 2004.

Presentasjonsmodell med virtuelt informasjonssverktøy

I denne delen av prosessen, med presentasjoner for både kulturdirektør og senere formannskap, var det tydelig at den virtuelle presentasjonen gjennom bruk av egenprodusert CD-rom var et viktig informasjonsverktøy ved siden av muntlige presentasjonen fra en entusiastisk, men saklig prosjektleder.

Mediainteresse og brukernes dialog med kommunens administrative og politiske nivå

Trikkestallprosjektet var på dette stadium av prosessen, et lykkelig sammenfall av "riktig tid og og riktig sted" syndromet. Parallelt med rådmannens (kulturdirektørens) presentasjon av forprosjektet for politisk nivå, var media sitt fokus i Trondheim sterkt rettet mot øvingsromsituasjonen i byen. Flere aktører var i ferd med å miste sine øvingsrom og oppslag i media gjorde sitt til at deler av det politiske miljøet fattet stor interesse for saken. Musikkrådet og Kultur og fritid, Sentrum initierte samtidig dialogmøter med brukerne for å få satt øvingsromsituasjonen i byen på dagsorden. På disse møtene var kommunen representert fra både administrativt og politisk nivå.

Den politiske prosessen/Trikkestallen inn på kommunebudsjettet

2004

Finansiering av hovedprosjektet

MVO sitt bidrag på 1 million kroner til prosjektet, sammenfall i tid når det gjelder presentasjon av rådmannens forprosjektrapport og et sterkt media- og brukerfokus på saken, har utvilsomt medvirket til at Trikkestallprosjektet sto på dagsorden med 1,5 millioner kommunale kroner da det politiske flertallet fremmet sitt alternative budsjettforslag for 2004.
Med både MVO og Trondheim kommune sine bidrag på til sammen 2,5 millioner kroner som utgangspunkt, ga også Norsk kulturråd et positivt tilsagn til prosjektet med et tilskudd på 1 million kroner til prosjektet.

Administrasjonens ansvar for å informere politisk nivå

I prosessen rundt realiseringen av Trikkestallprosjektet, har det vært stor politisk interesse for saken i både kultur, idrett og friluftslivkomiteen og formannskapet. Gjentatte ganger har politikerne bedt om status for både Trikkestallprosjektet og den generelle øvingsromsituasjonen i byen. Både prosjektledelse på enhetsnivå og rådmannen har derfor hatt en viktig oppgave med kontinuerlig å holde det politiske miljøet orientert om saksområdet.

For å følge opp dialogen mellom administrativt og politisk nivå, presenterte i 2004 rådmannen, på bakgrunn av statusrapport fra Kulturenheten, en bredt oppdatert formannskapssak om hele sakskomplekset - både et framtidig Trikkestallprosjekt og "nåstatus" for øvingsromsituasjonen i byen.

Gjennomføringsperioden for selve Trikkestallprosjektet ble basert på en tre års periode med følgende finansiering:

Tilskuddspost	2004	2005	2006	2007	Sum
Trondheim kommune	1,500 mill	2,000 mill	2,500 mill	2,825 mill	8,825 mill
MVO	1,000 mill		0,775 mill		1,775 mill
Sør-Trøndelag fylkeskommune		0,900 mill			0,900 mill
Norsk Kulturråd	1,000 mill				1,000 mill
Sum	3,500 mill	2,900 mill	3,275 mill	2,825 mill	12,500 mill

For å holde prosjektet innenfor det opprinnelige budsjettvolum på 12 millioner kroner, måtte de opprinnelige planene på 20 øvingsrom reduseres til 16 rom.

Grunnet forsterkninger i gulvet og kostnader knyttet til låsesystemet, økte investeringsbehovet med kr 500 000 til kr 12,5 millioner kroner i 2006.

Ekstern finansiering - en administrativ utfordring

Politisk nivå i Trondheim fulgte opp vedtak vedr. etablering av Trikkestallprosjektet i 2005. Bystyret i Trondheim kommune fulgte opp sine politiske løfter med å bevilge et tilskudd over investeringsbudsjettet på 2 millioner kroner til prosjektet.

Rådmannens og prosjektledelsens utfordring var å skaffe tilveie en ekstern finansiering. Søknader innenfor tilskuddsordninger for regionale kulturbygg ble sendt til både Sør-Trøndelag fylkeskommune og Norsk kulturråd. Fylkeskommunen bevilget 900.000 kroner til prosjektet, mens Kulturrådet avslo søknaden.

Bedring av akutte behov for øvingsrom

Når det gjelder "nåsituasjonen" for etablering av nye øvingsrom har kommunen i samråd med MVO og brukernes egne initiativ, samlet sett ført til en forbedring av øvingsromsituasjonen i byen.

Bedre kommunikasjon og dialog

Hele prosessen har i løpet av det siste året også avstedkommet en mer positiv og konstruktiv dialog mellom brukere, private og offentlige aktører.

Tekst revidert/oppdatert 4/6-2009
Egil Furre

Oppdatert:
av Anders Kjærmann Jensen